KJMU mengikuti Pelatihan Pemahaman Draft International Standard (DIS) Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 Versi 2015 (Training Prepared for ISO 9001 : 2015)

Pelatihan diselenggarakan pada 15-16 Juni 2015 di Hotel  Swissbellin, Jl. Surabaya Medan

DIS SMM ini sudah 90% diterima dan dalam proses pengesahan untuk diberlakukan pada tahun 2016. Pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 Versi 2015,  ditambahkan beberapa persyaratan yang menyempurnakan sistem yang dimiliki oleh ISO 9001 versi 2008.

Beberapa tembahan yang berdampak pada perubahan yang signifikan terkait persyaratan yang semakin memberikan manfaat bagi perusahan adalah :

• Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2015 Mempergunakan istilah yang lebih umum sehingga mudah diterapkan oleh seluruh industri.  Dalam standar terbaru tidak ada lagi istilah "produk (Product)". Istilah ini telah diganti dengan istilah "Barang dan Jasa (goodsandservices)" Kebanyakan pengguna standar mengartikan "produk" sebagai "hardware" produk, padahal produk juga termasuk jasa. Hal ini Membuat standar menjadi lebih generic dan lebih mudah diterapkan oleh industri jasa.
  Dalam standard versi baru, konsep dalam standard akan lebih tegas memberikan pedoman untuk bagi kedua jenis organisasi yang berbeda output, baik output barang maupun jasa.

• Pada Standar terbaru ISO 9001: 2015 memperkenalkan dua klausul baru yang berkaitan dengan konteks organisasi , 4.1 Understanding the organization and its context dan 4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties.

Kedua pasal ini meminta organisasi untuk mengidentifikasi isu?isu dan persyaratan yang dapat berdampak pada perencanaan sistem manajemen mutu dan dapat digunakan sebagai masukan ke dalam pengembangan sistem manajemen mutu. Salah satu cara untuk upaya tersebut adalah dengan melakukan analisis SWOT (S=Strength (Kekuatan); W=Weakness (Kelemahan); O= Opportunities (Peluang); dan T=Threats (Ancaman)).

Organisasi juga harus memperhatikan kebutuhan dan keinginan dari interested parties (seseorang atau organisasi yang berpengaruh, atau terpengaruh, atau yang merasa terpengaruh oleh keputusan atau aktivitas).

•  Pada SMM ISO 9001:2015 dipertegas model processapproach (pendekatan proses) sebagai model yang harus diterapkan perusahaan. Hal ini tentu sangat baik mengingat salah satu fungsi penerapan pendekatan proses adalah perusahaan mampu mengidentifikasi, mengukur dan mengevaluasi aktifitas disetiap proses sehingga perusahaan dapat mencapai output yang diharapkan. Dijelaskan pada klausul 4.4.2  ProcessApproach memuat ketentuan penerapan model pendekatan proses.

• Risiko dan Tindakan Pencegahan ; Konsep ‘tindakan pencegahan’ dihilangkan. Hal ini karena kalusul-klausul dalam perencanaan sudah memberikan amanat untuk manajemen risiko. Perusahaan diwajibkan mengidentifikasi risiko yang berkaitan dengan mutu. Sistem manajemen yang dibangun oleh standard ini sudah mengandung tujuan sebagai alat pencegahan. Setelah sistem ditetapkan, organisasi hanya perlu menerapkan dan mengevaluasinya.

• Pada SMM ISO 9001 Versi 2015 Istilah "Document"  dan "record " tidak lagi digunakan. Istilah yang dipakai adalah "Documented information ". Tetap ada persyaratan umum untuk dokumentasi, tetapi dengan tidak ada referensi untuk mendokumentasikan manual mutu,  prosedur terdokumentasi atau catatan mutu. Namun semua dokumen tetap harus dikendalikan.

• Pengecualian persyaratan SMM yang tidak dapat diterapkan karena sifat dari bisnis organisasi tidak ada lagi. Hal ini karena pendekatan yang berbeda telah diambil agar standard lebih aplikatif untuk semua organisasi. Sehingga tidak akan ada lagi alasan untuk SMM organisasi tidak dapat memenuhi semua persyaratan standar versi terbaru nantinya.

• Klausul 8.6 Control of External Provision of Goods and Services ; membahas segala bentuk penyediaan barang dan jasa dari pihak eksternal. Apakah itu dengan membeli dari pemasok , melalui kerjasama dengan rekanan, atau melalui cara lain. Organisasi diminta untuk mengambil pendekatan berbasis risiko untuk menentukan jenis dan tingkat kontrol yang tepat untuk masing-masing penyedia eksternal dan semua pengadaan eksternal, barang maupun jasa.

• SMM ISO 9001:2015 menetapkan peran Manajemen Representatif kepada manajemen puncak organisasi (Top Management). Manajemen puncak bertanggung jawab untuk mengarahkan dan mengendalikan, yang sebelumnya ditugaskan ke Management Representative.

• Struktur berubah menjadi 10 Klausul (dari sebelumnya 8 klausul pada ISO 9001 : 2008).
  Berikut ini adalah struktur klausul yang diajukan dalam draft ISO/CD 9001:2015:
  1. Scope
  2. Normative References
  3. Terms and Definitions
  4. Context of the Organization
  5. Leadership
  6. Planning for the QMS
  7. Support
  8. Operation
  9. Performance Evaluation
  10. Improvement

Revisi SMM ISO 9001 dari versi 2008 ke versi 2015 ini sangat berdampak bagi sistem yang ada di perusahaan. Perusahaan harus menyesuaikan sistem manajemen yang ada dengan struktur yang telah direvisi, seperti perlu adanya perubahan Manual Mutu Perusahaan dikarenakan adanya penambahan persyaratan terbaru, misalnya mengenai pendekatan proses.

Penerapan pengendalian resiko pada perusahaan sebagai sistemprevention sehingga produk/jasa yang dihasilkan memiliki output yang baik.

Dengan adanya perubahan SMM ISO 9001 : 2008 menjadi versi 2015, maka implementasi SMM di UNPAB untuk versi 2008 (bersertifikat), harus mengikuti versi terbaru yaitu 2015, dan ini akan mulai diimplementasikan pada tahun 2017 untuk memperoleh sertifikasi ISO 9001 : 2015 atau mempertahankan sertifikasi ISO 9001.